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# Buchungen

> Buchungen und Anmeldungen finden, freigeben, ablehnen, ändern und stornieren, Zahlungen vermerken und erstatten.

Unter **Buchungen** finden Sie alle Anmeldungen zu Events und alle Buchungen von Objekten. Eine Zahl an **Buchungen** in der Kopfleiste zeigt an, dass neue Buchungen eingegangen sind.

> [!NOTE]
>
> **Wo finden Sie das?** In der Kopfleiste unter **Buchungen**. Die Buchungen eines einzelnen Angebots sehen Sie auch auf dessen Seite im Reiter **Anmeldungen** bzw. **Buchungen**.

## Zu erledigen

Ganz oben steht, was Ihre Aufmerksamkeit braucht:

* **Wartende Buchungen** bei Angeboten, die Sie selbst freigeben. Mit **Freigeben** oder **Ablehnen** entscheiden Sie direkt hier.
* **Offene Rechnungen**, die seit mehr als 14 Tagen nicht bezahlt sind. Mit **Als bezahlt markieren** vermerken Sie den Zahlungseingang.

## Die Liste

Darunter stehen die Buchungen, gruppiert nach Eingang: **Heute eingegangen**, **Gestern**, **In den letzten 7 Tagen**, **Früher**.

| Filter | Möglichkeiten |
| - | - |
| **Zeitraum** | **Kommende**, **Vergangene** oder **Storniert**. |
| **Angebot** | Ein bestimmtes Event oder Objekt, oder **Alle Angebote**. |
| **Suche** | Name, E-Mail oder Buchungsnummer. |

Eine Zeile ist eine **Bestellung**: alles, was mit derselben Buchungsnummer gebucht wurde, bei Events also alle Tickets einer Anmeldung. Freigabe, Ablehnung und Stornierung gelten immer für die ganze Bestellung.

**Exportieren** lädt die aktuelle Auswahl als CSV-Datei herunter, die Sie zum Beispiel in Excel öffnen.

## Eine Buchung öffnen

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Buchung. Sie ist in Abschnitte gegliedert:

| Abschnitt | Inhalt |
| - | - |
| **Buchung** | Buchungsnummer, Angebot, Termin, Umfang, Positionen und Betrag. |
| **Kontakt** | Name, E-Mail, Telefon und Anschrift des Gasts. |
| **Notiz** | Ein Vermerk nur für Sie, der Gast sieht ihn nicht. |
| **Zahlung** | Zahlungsart, Stand, Vermerke zu Rechnung und Mahnung, Erstattungen. |
| **Verlauf** | Wann die Buchung eingegangen ist, freigegeben, bezahlt, erstattet oder storniert wurde, mit Bearbeiter und Grund. |

Kontakt und Notiz ändern Sie mit **Bearbeiten**. Diese Änderungen erscheinen nicht im Verlauf.

## Freigeben oder ablehnen

Bei Angeboten mit der Einstellung **Ich gebe jede Buchung selbst frei** wartet jede neue Buchung auf Sie.

* **Freigeben** bestätigt die Buchung. Der Gast erhält eine E-Mail. Eine vorgemerkte Onlinezahlung wird jetzt belastet.
* **Ablehnen** verlangt einen **Grund**: **Defekt**, **Geschlossen**, **Durch manuelle Buchung belegt** oder **Sonstiges**. Der Gast erhält eine E-Mail mit dem Grund. Eine vorgemerkte Onlinezahlung wird freigegeben, der Gast zahlt nichts.

Ist der Zeitraum inzwischen anderweitig belegt, weist Rzvation beim Freigeben darauf hin.

## Buchung ändern

Bei einer Objekt-Buchung klicken Sie im Abschnitt **Buchung** auf **Ändern**. Sie können **Objekt**, **Beginn**, **Ende** und **Betrag** ändern.

> [!WARNING]
>
> * Ob der neue Zeitraum frei ist, wird **nicht** geprüft. Schauen Sie vorher in die Buchungen des Objekts.
> * Der Betrag ändert sich **nicht** von selbst mit dem Zeitraum. Passen Sie ihn bei Bedarf an.

Mit **Gast per E-Mail über die Änderung informieren** erhält der Gast eine Nachricht mit dem neuen Stand.

Bei einer Event-Anmeldung steht der Termin am Event. Hier ändern Sie nur den Betrag einer Position.

## Buchung stornieren

Klicken Sie auf **Stornieren**, geben Sie einen **Grund** ein und bestätigen Sie mit **Buchung stornieren**. Der Gast erhält eine E-Mail mit dem Grund, und die Plätze bzw. der Zeitraum werden wieder frei.

> [!WARNING]
>
> Eine Stornierung erstattet eine bereits geleistete Zahlung **nicht** automatisch. Erstatten Sie Onlinezahlungen bei Bedarf separat, siehe unten.

## Zahlung vermerken

Bei Zahlung **auf Rechnung** oder **vor Ort** halten Sie im Abschnitt **Zahlung** fest, was geschehen ist:

| Aktion | Was passiert |
| - | - |
| **Rechnung als gestellt vermerken** | Hält fest, dass Sie eine Rechnung verschickt haben. |
| **Mahnung als verschickt vermerken** | Hält fest, dass Sie gemahnt haben. |
| **Als bezahlt markieren** | Vermerkt den Zahlungseingang. Rzvation fragt, ob der Gast eine Bestätigung erhalten soll: **E-Mail senden** oder **Nicht senden**. |

> [!NOTE]
>
> Rechnungen und Mahnungen schreiben und verschicken Sie selbst. Rzvation erstellt dabei nichts, es hält nur fest, dass es geschehen ist.

Onlinezahlungen werden automatisch als bezahlt geführt. Ändern Sie dort den Stand nicht von Hand.

## Zahlung erstatten

Nur bei **Onlinezahlungen**: **Erstatten** zahlt den Betrag über Stripe an den Gast zurück. Optional geben Sie einen **Grund** an. Die Erstattung erscheint im Abschnitt **Zahlung** und im **Verlauf**.

> [!WARNING]
>
> Eine Erstattung lässt sich nicht rückgängig machen. Sie storniert die Buchung nicht; stornieren Sie sie bei Bedarf zusätzlich.


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